Instrukcja kancelaryjna KUL a instrukcje Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej i Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Porównanie normatywów kancelaryjnych
Loading...
Date
2015
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Wydawnictwo KUL
Abstract
Współczesna kancelaria akt spraw jest prowadzona w oparciu o bezdziennikowy system kancelaryjny. Podstawą funkcjonowania tego systemu są trzy ważne normatywy kancelaryjno-archiwalne, do których zaliczamy instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt (będący często załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej) oraz instrukcję archiwalną. Bez tych regulacji sprawne funkcjonowanie nowoczesnej kancelarii i archiwum zakładowego (składnicy akt) jest niemal niemożliwe. Szczególnie istotna rola przypada instrukcji kancelaryjnej, której podstawową funkcją jest określenie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w danej instytucji oraz znormalizowanie postępowania z powstającą w jednostce dokumentacją. Prawidłowa budowa tego normatywu sprzyja bez wątpienia poprawie działania instytucji, optymalizuje procesy zarządzania dokumentacją, przyczynia się do racjonalizacji i udoskonalenia obiegu dokumentacji wewnątrz jednostki organizacyjnej oraz usprawnia i przyspiesza proces załatwiania spraw. Normatyw ten jest niezbędny także w szkołach wyższych, w tym zwłaszcza w uniwersytetach. Kancelaria uniwersytetu (rozumiana jako całość komórek organizacyjnych wykonujących czynności kancelaryjne formalne i merytoryczne), z racji rozbudowanej struktury takiej instytucji, jest mocno rozproszona. Posiadanie prawidłowo skonstruowanej instrukcji kancelaryjnej (ale także i pozostałych normatywów) w przypadku uniwersytetów państwowych jest wymogiem ustawowym. W przypadku Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II nie ma przymusu prawnego, lecz z pewnością zalety stosowania tego normatywu były podstawą wprowadzenia go zarządzeniem Rektora KUL z 21 grudnia 2001 r. W artykule zostaje porównana wprowadzona wówczas instrukcja kancelaryjna z podobnymi normatywami obowiązującymi na dwóch polskich uniwersytetach, a mianowicie Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej oraz Uniwersytecie Śląskim. Najważniejszym wnioskiem wynikającym z tego porównania jest wykazanie konieczności wprowadzenia nowej regulacji kancelaryjnej na KUL.
Modern chancery of case records is run using the chancery system based on registering particular cases. This system is built on three important chancery-archive norms, which include chancery instructions, a uniform list of records (which is often the annex to chancery instructions) and archival instructions. Without these regulations the smooth functioning of a modern chancery and an institutional archive (records repository) is almost impossible. Chancery instructions are the ones which play an important role, as their primary function is to establish the rules and procedures for performing chancery tasks in the institution and to standardize the handling of documentation produced by the institution. The proper design of this normative undoubtedly improves the functioning of institutions, optimizes document management processes, contributes to rationalization and improvement of documents flow within the organization, and streamlines and accelerates the process of performing things. This norm is also needed in higher education, especially at universities. Chancery of the university (understood as a whole organizational unit performing formal and substantive chancery tasks), due to extensive structure of such an institution, is heavily fragmented. It is a legal requirement to have properly constructed chancery instructions (but also other norms) in the case of state universities. In the case of the Catholic University of Lublin John Paul II there is no legal coercion, but certainly the advantages of using these norms were the basis for its introduction by the Rector of the Catholic University 21 December 2001. The article presents the comparison of the introduced chancery instructions with similar norms in two Polish universities, namely Maria Curie-Skłodowska University, and the University of Silesia. The most important finding of this comparison is recognition of the necessity of issuing new chancery regulations at the Catholic University of Lublin.
Description
Keywords
KUL, normatywy kancelaryjno-archiwalne, instrukcja kancelaryjna, system kancelaryjny, obieg pism, kancelaria, registratura, the Catholic University of Lublin, chancery-archive norms, chancery instructions, the chancery system, documents flow, chancery, registry
Citation
„Archiwa, Biblioteki i Muzea Kościelne”, 2015, T. 103, s. 199-208